WBS , PERT , CPM

WBS (Work Breakdown Structure)

WBS adalah merupakan kependekan dari Work Breakdown Structure. Work Breakdown Structure merupakan proses awal dari project management yang membagi dalam fase-fase project atau suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.

WBS sangat penting dalam perencanaan project. Dengan WBS kita akan menuliskan tahapan-tahapan project secara mendetail. Dari tahapan-tahapan yang kita tuliskan kita kemudian akan menganalisa kebutuhan SDM (Sumber Daya Manusia) dan sumber-sember daya lainnya seperti tempat, fasilitas, alat-alat yang diperlukan. Dari analisa sumber daya-sumber daya ini kemudian kita bisa tentukan total waktu yang dibutuhkan. Dari total waktu yang dibutuhkan dan pemakaian sumber-sumber daya lainnya kita bisa menentukan biaya project. Biaya project ditambah dengan keuntungan yang ingin kita peroleh maka didapatkan harga project.

Dalam WBS kita akan membuat daftar fase-fase pengerjaan project. Beberapa fase tergantung dari fase sebelumnya, tetapi ada juga beberapa fase yang bisa dikerjakan secara bersama-sama. Dari analisa ini kita bisa memperkirakan kapan project bisa dimulai dan kapan project bisa selesai.

Contoh yang sangat sederhana dari sebuah diagram PERT: (sumber gambar –http://www.hyperthot.com/pm_wbs.htm)

Sebagai contoh pengerjaan web design mempunyai WBS seperti berikut

1.    Pembuatan Disain

- Membuat Disain di Photoshop

- Membuat Cropping dengan Dreamweaver

2.    Pengerjaan Programming

- Mendisain table

- Membuat CMS (Content Management System)

- Melakukan programming di tampilan website

- Membuat dokumentasi CMS

3.    Pengisian website

- Mengisi website

- Melakukan training pemakaian CMS

Kemampuan membuat WBS sangat menentukan ketepatan waktu pengerjaan project. Ditambah dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang bagus, maka project memungkinkan dikerjakan secara tepat waktu .

           Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :

·         Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.

·         WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

ManfaatWork Breakdown Structure (WBS)      Mengurangi kompleksitas

•       Fasilitas penjadwalan dan pengendalian
•       Estimasi Biaya (Cost Estimation)
•       Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)
•       Perencanaan manajemen Risiko
•       (Risk Management Planning)
•       Identifikasi aktivitas(Activity Definition)

Ada empat macam bentuk dasar dari WBS yang biasa digunakan dalam

proses pembuatan aplikasi penggajian, yaitu :

1. Linear

Linear merupakan struktur yang hanya mempunyai satu rangkaian cerita yang berurut. Struktur ini menampilkan satu demi satu tampilan layar secara berurut menurut urutannya dan tidak diperbolehkan adanya percabangan.Tampilan yang dapat ditampilkan adalah satu halaman sebelumnya atau satuhalaman sesudahnya.

2. Hirarki

Struktur hirarki merupakan suatu struktur yang mengandalkan percabangan untuk menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu.Tampilan pada menu pertama akan disebut sebagai Master Page atau halaman utama.Halaman utama ini akan mempunyai halaman percabangan yang dikatakan Slave Page atau halaman pendukung.

Jika salah satu halaman pendukung diaktifkan, maka tampilan tersebut akan bernama Master Page, halaman utama kedua. Pada struktur penjejakan ini tidak diperkenankan adanya tampilan secara linear.

3. Non Linear

Pada struktur non linear diperkenankan membuat penjejakan bercabang. Percabangan ini berbeda dengan percabangan pada struktur hirarki.Pada navigasi non linear walaupun terdapat percabangan tetapi tiap-tiap tampilan mempunyaikedudukan yang sama tidak ada pada master page dan slave page.

4. Campuran (Composite)

            Struktur penjejakan campuran merupakan gabungan dari ketiga struktursebelumnya.

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Kompleksitas sebuah pengelolaan proyek, membutuhkan identifikasi dan pemetaan atas rangkaian kegiatan yang bisa saja harus dilakukan secara serial (berurutan) atau dapat dilakukan secara paralel. Pemetaan ini dapat disusun dalam bentuk model jaringan.

Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak.

Kompleksitas sebuah pengelolaan proyek, membutuhkan identifikasi dan pemetaan atas rangkaian kegiatan yang bisa saja harus dilakukan secara serial (berurutan) atau dapat dilakukan secara paralel. Pemetaan ini dapat disusun dalam bentuk model jaringan. Critical Path Method (CPM) dikembangkan pada tahun 1957 sebagai model jaringan untuk pemetaan alur sebuah proyek. CPM adalah metode perancangan alur proyek yang menggunakan perkiraan waktu tetap untuk setiap kegiatannya.

Walau mudah dimengerti dan digunakan, CPM tidak mempertimbangkan variasi waktu yang mungkin saja dapat terjadi dan dapat memiliki dampak yang besar terhadap target waktu penyelesaian sebuah proyek.

Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERT dikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy’s Polaris yang memiliki ribuan kontraktor.

PERT dikembangkan agar tercipta ruang/potensi untuk pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek tersebut.

Dalam pengelolaan proyek, sebuah ‘aktivitas’ adalah kegiatan yang harus dikerjakan dan sebuah ‘event’ atau ’acara’ merupakan tahapan penyelesaian dari satu atau lebih kegiatan. Sebelum sebuah kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang menjadi prasyarat bagi kegiatan tersebut harus sudah terselesaikan.

Diagram PERT memiliki dua komponen utama yaitu aktivitas (activities) dan tonggak event/acara (milestones). Kedua komponen ini ditandai dengan busur dan titik. Activities digambarkan pada busur dan milestones digambarkan pada titik (lingkaran).

Contoh yang sangat sederhana dari sebuah diagram PERT: (sumber gambar – http://en.wikipedia.org/wiki/File:Pert_chart_colored.svg)

Activities digambarkan oleh busur dan diberi kode A, B, C dst, sebagai simbol Kegiatan A: ……., Kegiatan B: ……., Kegiatan C: ……., , dst. Busur juga diberikan keterangan berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan.

Sedangkan milestones digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode yang naik berurut dari awal hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, dst, bertujuan untuk memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan di antara masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

Proses perencanaan PERT meliputi langkah-langkah berikut:

•     Mengidentifikasi kegiatan (activities) dan tonggak proyek (milestones) yang spesifik,
•        Menentukan urutan yang tepat dari kegiatan-kegiatan,
•         Menyusun model diagram jaringan,
•         Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan,
•         Menentukan tahapan dan jalur kritis,
•        Melakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi pada diagram PERT selama proyek    berlangsung.

Diagram PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan informasi berikut:

1.       Jangka waktu penyelesaian proyek,
2.       Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan,
3.       Tahapan kegiatan yang kritis, yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian  proyek,
4.       Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang seharusnya dapat dikelola sebagai    tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis,
5.       Tanggal kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program).

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis dalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

CPM (Critical Path Method)

Perbedaan antara CPM dan PERT adalah bahwa CPM menggunakan satu jenis waktu untuk perkiraan waktu penyelesaian setiap kegiatan sedangkan PERT menggunakan tiga jenis waktu, yaitu : prakiraan waktu optimis, waktu paling mungkin, dan waktu pesimis.

Perbedaan antara CPM dan PERT adalah bahwa CPM menggunakan satu jenis waktu untuk perkiraan waktu penyelesaian setiap kegiatan sedangkan PERT menggunakan tiga jenis waktu, yaitu : prakiraan waktu optimis, waktu paling mungkin, dan waktu pesimis.

CPM digunakan jika waktu penyelesaian setiap kegiatan diketahui dengan pasti, di mana tingkat deviasi realisasi penyelesaian dibanding rencana relatif minim atau bahkan dapat diabaikan. Sedangkan PERT digunakan pada kegiatan yang waktu penyelesaiannya tidak dapat dipastikan karena belum pernah dilakukan sebelumnya atau kegiatan tersebut memiliki variasi waktu perkiraan penyelesaian yang lebar.

Jika menilik dari sisi waktu, kedua metode ini dikembangkan hampir bersamaan. Jika PERT dikembangkan pada tahun 1950-an, CPM mulai digunakan oleh DuPont di tahun 1957.Critical Path Method (CPM) atau Metode Jalur Kritis merupakan model kegiatan proyek yang digambarkan dalam bentuk jaringan.

Kegiatan yang digambarkan sebagai titik pada jaringan dan peristiwa yang menandakan awal atau akhir dari kegiatan digambarkan sebagai busur atau garis antara titik.

CPM memberikan manfaat sebagai berikut:

1.            Memberikan tampilan grafis dari alur kegiatan sebuah proyek,
2.            Memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek,
3.        Menunjukkan alur kegiatan mana saja yang penting diperhatikan dalam menjaga jadwal penyelesaian proyek.

Contoh yang sangat sederhana dari sebuah diagram PERT: (sumber gambar –  http://www.caketalkblog.com/2010/02/business-101-the-critical-path.html)

Langkah-langkah dalam perencanaan proyek menggunakan metode CPM :

Tentukan rincian kegiatan. Dari rincian kegiatan yang harus dilakukan dalam sebuah proyek, tambahkan informasi durasi dan identifikasikan prasyarat kegiatan sebelumnya yang harus terselesaikan terlebih dahulu.

Tentukan urutan kegiatan dan gambarkan dalam bentuk jaringan.Beberapa kegiatan akan dapat dimulai dengan sangat tergantung pada penyelesaian kegiatan lain. Relasi antar kegiatan ini harus diidentifikasi dan digambarkan secara berurutan dalam bentuk titik dan busur.

Susun perkiraan waktu penyelesaian untuk masing-masing kegiatan.Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan dapat diestimasi dengan menggunakan pengalaman masa lalu atau perkiraan dari para praktisi. CPM tidak memperhitungkan variasi waktu penyelesaian, sehingga hanya satu perkiraan yang akan digunakan untuk memperkirakan waktu setiap kegiatan.

Identifikasi jalur kritis (jalan terpanjang melalui jaringan). Jalur kritis adalah jalur yang memiliki durasi terpanjang yang melalui jaringan. Arti penting dari jalur kritis adalah bahwa jika kegiatan yang terletak pada jalur kritis tersebut tertunda, maka waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan otomatis juga akan tertunda.

Pada jalur selain jalur kritis, akan ditemui waktu longgar/waktu toleransi (slack time) yaitu sejumlah waktu sebuah kegiatan dapat ditunda tanpa menunda penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Update DiagramCPM. Pada saat proyek berlangsung, waktu penyelesaian kegiatan dapat diperbarui sesuai dengan diperolehnya informasi dan asumsi baru. Sebuah jalur kritis baru mungkin akan muncul, dan perubahan bentuk jaringan sangat mungkin harus dilakukan.

Keterbatasan CPM adalah digunakannya satu angka perkiraan waktu penyelesaian bagi setiap kegiatan. Jika memang dibutuhkan perencanaan proyek yang lebih kompleks, metode PERT dengan tiga varian waktu perkiraan akan dapat memberikan aternatif perkiraan waktu penyelesaian proyek yang lebih terbuka.

Sumber : keuanganlsm.com (pert) , keuanganlsm.com (cpm) , sitompulke17.wordpress.com